Gerenciamiento
de proyectos
Las grandes sinfónicas requieren de un director de orquesta para hacer magia
En el desarrollo de grandes proyectos, los recursos humanos y financieros no son suficientes, se requiere de un especialista que dirija, coordine, revise y entregue resultados a los promotores del mismo, lo anterior es posible a través de un gerente de proyectos.
Las funciones del gerente de proyectos se resume en los siguientes puntos:
- Planificar y administrar los gastos de acuerdo al presupuesto
- Planificar y administrar el cronograma de trabajo
- Planificar y administrar la cantidad de trabajo por área responsable
- Identificar y planificar los problemas
- Identificar y manejar los riesgos
- Mantener continuamente comunicados y vinculados a todos los involucrados del proyecto
- Establecer, encabezar y dirigir las mesas de trabajo y presentaciones de acuerdo al cronograma y lugares establecido
- Liderar un equipo de trabajo interdisciplinario
El gerente de proyectos utiliza herramientas y conocimientos que permiten garantizar el inicio, planeación, ejecución y cierre de un proyecto en tiempo y forma, aprovecha las capacidades y habilidades de los recursos humanos, según los recursos materiales y económicos disponibles
Servicios de gerenciamiento para la Administración Integral de los Proyectos
La escencia de la figura del Administrador es simplificar los procesos administrativos y que mantenga la visión integral del proyecto en todas sus etapas, apegado al marco normativo institucional.
Etapas y entregables del gerente de proyectos
Inicio del proyecto
El gerente debe desarrollar la “carta del proyecto”, en donde describe de manera general el objetivo, presupuestos, actores involucrados, requerimientos, calendario de actividades, recursos, personal, identifica riesgos y define los requisitos de aprobación y cierre del proyecto, dicha “carta del proyecto” debe ser revisada, validada y autorizada por el o los promotores del proyecto, para continuar con la etapa de planeación.
Planeación
Durante el proceso de planeación, el gerente de proyectos en coordinación con el promotor del proyecto y las empresas, definen los alcances, los costos y el presupuesto para cada una de las actividades, definiendo un calendario de entregas para cada trabajo de manera detallada para finalmente incluir los elementos de riesgos, calidad, comunicaciones, seguimiento, actores y el equipo de trabajo, para poder consolidar el “plan general del proyecto”, en dicho plan se incluyen los elementos para monitorear y controlar los trabajos durante la fase de operación.
Operación, monitoreo y control
Implica la implementación del plan general del proyecto, incluye la gestión, seguimiento y control de todos los trabajos previamente identificados en la etapa de planeación como línea base y proponer un “plan de calidad”, mismo que sirven para medir el desempeño y los avances del proyecto. Con base en el plan de calidad, se pueden realizar ajustes, tomar acciones correctivas u otro tipo de actividades para asegurar que el proyecto finalmente cumpla con los objetivos establecidos.
Cierre del proyecto
Es necesario cerrar el proyecto de manera clara y ordenada, se documentan las mejores prácticas y las lecciones aprendidas para las siguientes fases o futuras fases del proyecto. El proyecto se cierra cuando cumple con éxito todos los objetivos definidos y los resultados esperados son alcanzados. El gerente de proyectos debe documentar cada una de las fases del proyecto, desde su inicio hasta la entrega física de las obras y la operación del proyecto por parte de los usuarios finales, dichos documentos son entregados al promotor de proyecto para elaborar las actas correspondientes a la entrega-recepción y cierre del proyecto.